艺术设计学院会议、讲座、学术报告会务条例
第—条 本办法适用于由学院办公室通知召开的全院性会议以及由小部门召集，且邀请相关学校、学院领导并涉及多个小部门负责人参加的各类会议、讲座、学术报告。
第二条 学院党政办公室是学院的会议管理机构，统筹全院性会议及由小部门召集的需多个小部门负责人参加的各类会议的审批。
第三条 会议分类
(一)领导班子会议∶党总支支委会、党政联席会、教学工作例会、党委中心组学习会和民主生活会等。
(二)全院性会议:党总支大会、教职工大会、副科级以上干部会等。
(三)业务会议:专题讲座、专项工作(领导)小组工作会、学术报告会、研讨会及相关业务工作会等。
第四条 会议召开原则
(一)高效。凡召开的会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分。
(二)精简。严格控制会议数量、会期和参会人数，能合并召开的会议要尽可能统筹合并。
(三)节约。会议要厉行节约，严禁铺张浪费。
第五条 会议内容的申请与审批
(一)凡由小部门召集，涉及多个小部门负责人参加的各类会议，以及各类讲座、学术报告会、研讨会等，均须提前填写《学院会议申请表》，经分管院领导审批同意后，于每周四下班前报学院办公室，列入下一周学院会议计划，由办公室统筹安排开会时间和地点。学院办公室应于每周五中午12时前做好下周的会议安排，并通知相关人员按时参会。
(二)会议安排一经确定，不得随意变更。如遇特殊情况需要更改，应提前以书面形式报学院党政办公室，以便及时调整会议计划。凡未提前申请的临时召开的会议，经主管学院领导同意，报办公室审核后，由召集部门自行通知并组织安排。
(三)各小部门自行安排的会议如与学院每周会议安排表所列会议发生冲突的，应遵循小会服从大会原则。
(四)小部门承接校外业务单位或校企合作企业委托承办的会议，须事先以书面形式经院领导批准，并报学院办公室审核后，方可进行筹备，会务工作由承办部门具体负责。
第六条 会务工作
会务工作包括会前筹备、会议资料的准备、会议室布置、签到、记录、草拟会议纪要、宣传报道及安全保卫等工作。
(一)大型会议或重要学术讲座、学术研讨会等的会务工作由学院临时组建的会议筹备领导小组负责。会议筹备领导小组组长一般由院领导担任;领导小组下设机构一般有办公室、会务组、财务组、宣传组、保卫组、后勤组等。
(二)学院召开的常规性会议(如党总支支委会、党政联席会等)，由学院办公室负责会务工作。
(三)由教研室等小部门召集，涉及多个小部门负责人参加的各类会议，由召集部门具体负责会务工作。
第七条会议纪律
(一)严格考勤制度。参会人员须按会议通知时间提前5分钟到达会场，无特殊情况不得迟到、早退或缺席，不能参加会议应提前向会议组织者请假，并在获得准许的情况下，安排其他人员出席、列席。如有特殊情况需在会议期间退场的，需经会议组织者批准后方可离开。没有履行签到手续又没有说明原因的，按缺席会议对待。
(二)严格遵守纪律。参会人员要自觉维护会场秩序，不得随意离开会场、来回走动、交头接耳、高声接听和拨打手机等，不得从事其他与会议无关的事情。进入会场要自觉将手机关闭或调整到静音状态。
(三)提倡开短会，无特殊需要一般最长不超过三个小时（半天）；会议通常应当限时，无特殊情况应按时结束。发言应遵守时限，紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程。
(四)当会议内容有保密事项时，与会者必须严格遵守保密纪律。
第八条会议督察
(一)建立会风监督通报制度。会议结束后，召集部门应根据需要及时将会议出勤、请假制度履行情况及会风会纪情况报学院办公室，会议出勤情况可视情况与教师或相关部门的考评、绩效挂钩。各小部门负责人要重视会议纪律的执行，率先垂范，促进良好会风的形成。
(二)会议精神的落实。会议召集部门要将会议精神准确传达到参会人员，参会人员负有向本部门全面及时传达并督促贯彻落实会议精神的责任。
第九条会议室管理
(一)列入每周会议计划的会议优先使用会议室、党员活动室等会议场地，无特殊需要不在非会议场地召开正式会议。各部门召开会议如需使用学院会议场地，一般需提前2天到学院办公室申请并预约。
(二)非办公室负责的会议，会议召集部门应安排人员提前两个小时以上与办公室对接，联系场地布置、使用及相关物料使用事宜，并注意维护会议室公共设施，非经办公室同意不得随意张贴悬挂宣传品。
第十条 本办法由学院办公室负责解释，自发布之日起开始施行。
艺术设计学院
2020年9月15日